外国人採用の手引き｜中小企業が知っておくべき法律と手続き

外国人労働者の採用に関心を寄せる中小企業の経営者の皆さま、外国人雇用には独特の法律や手続きがあるため、ハードルが高く感じられるかもしれません。しかし、少子高齢化による人手不足が深刻化する中、外国人材の活躍に期待が集まっているのも事実です。

本記事では、中小企業が外国人採用を検討する際に知っておくべき在留資格の種類や、採用手続きの流れ、社内体制の整備方法などをわかりやすく解説します。外国人雇用の基礎知識を身につけ、ポイントを押さえることで、貴社の人材不足解消と組織の活性化につなげていきましょう。

行政書士による外国人採用支援のメリットもお伝えしますので、ぜひ最後までご覧ください。

はじめに – 中小企業が外国人採用を検討する背景

近年、日本の労働市場では少子高齢化に伴う人手不足が深刻化しており、多くの中小企業が人材確保に頭を悩ませています。そんな中、外国人労働者に活路を見出そうと、外国人採用に乗り出す企業が増えつつあるのです。

深刻化する人手不足と外国人労働者への期待

少子高齢化が急速に進む日本において、生産年齢人口の減少は避けられない課題となっています。特に中小企業では、若手社員の確保や技能継承が困難な状況に直面しています。

一方で、日本で就労を希望する外国人は年々増加傾向にあります。彼らの多くは真面目で勤勉な人材だと言われており、日本の労働力不足を補う存在として大きな期待が寄せられているのです。

外国人採用のメリットとデメリット

外国人を雇用するメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

• 深刻な人手不足を解消できる
• 多様な視点やアイデアを取り入れ、組織の活性化につながる
• グローバル化に対応した人材の育成が期待できる

その一方で、デメリットとして、以下のような点にも留意が必要です。

• 言語や文化の違いから、コミュニケーションに難しさを感じる場合がある
• 在留資格の取得や更新など、採用手続きが煩雑になる
• 社内の教育体制や受け入れ態勢の整備に手間とコストがかかる

メリットとデメリットを理解した上で、自社に適した採用戦略を練ることが肝要です。

行政書士に相談することで、外国人雇用のメリットを最大限に生かせるサポートを受けられるでしょう。

知っておくべきこと① 在留資格について

外国人を雇用する際には、在留資格の理解が不可欠です。在留資格とは、外国人が日本に在留する目的や活動内容に応じて付与される法的地位のことを指します。

ここでは、外国人採用に関連する主な在留資格を概観していきましょう。

専門的・技術的分野の在留資格

専門的・技術的分野の在留資格は、高度な知識やスキルを持つ外国人材の採用に適しています。主な在留資格と対象者は以下の通りです。

• 「教授」「研究」：大学教員、研究者など
• 「高度専門職」：高いスキルを持つIT技術者、経営者など
• 「技術・人文知識・国際業務」：エンジニア、デザイナー、語学教師など
• 「企業内転勤」：外国の事業所から日本の事業所に転勤する社員

これらの在留資格は、学歴や職歴、技能レベルなどの要件が定められています。採用時には、外国人材の資格や経験が要件を満たしているか確認が必要です。

特定技能の在留資格

2019年4月に新設された「特定技能」は、一定の専門性・技能を持つ外国人材の受け入れを目的とした在留資格です。
特定産業分野の人手不足解消が狙いで、現在は以下の14分野が対象となっています。

• 介護
• ビルクリーニング
• 素形材産業
• 産業機械製造業
• 電気・電子情報関連産業
• 建設
• 造船・舶用工業
• 自動車整備
• 航空
• 宿泊
• 農業
• 漁業
• 飲食料品製造業
• 外食業

特定技能外国人の採用には、日本語能力や技能水準を評価する試験に合格することが求められます。また、受け入れ企業には一定の要件が課されるため、準備段階から行政書士に相談することをおすすめします。

知っておくべきこと① 外国人採用の手続き

外国人を雇用する際には、在留資格に応じた手続きと書類の準備が求められます。ここでは、外国人採用の一般的な流れと必要書類について解説します。

在留資格認定証明書の取得手順

在留資格認定証明書は、外国人が日本の在留資格を取得するために必要な書類です。採用予定の外国人が国外にいる場合、まずは企業側が在留資格認定証明書の交付申請を行います。

主な手順は以下の通りです。

1. 必要書類を揃える
2. 地方出入国在留管理局に申請書を提出する
3. 審査結果を待つ（通常1〜3ヶ月程度）
4. 在留資格認定証明書の交付を受ける
5. 証明書を外国人に送付し、母国にある日本大使館で査証（VISA)を取得してもらう

必要書類は在留資格によって異なります。詳細な書類内容については、下記をご確認ください。

在留資格に関する書類の詳細についてはこちら

外国人材の採用に必須！在留資格の種類と特徴を人事担当者向けに解説

書類の準備は煩雑で時間がかかるため、早めに行政書士に相談し、スムーズに進めることをおすすめします。

雇用契約と労働条件の明示

外国人を雇用する際は、日本人と同様に適切な雇用契約の締結と労働条件の明示が必要不可欠です。雇用契約書には、以下の項目を明記しましょう。

• 契約期間
• 就業場所・業務内容
• 労働時間・休日・休暇
• 賃金・諸手当・賃金支払方法
• 社会保険の適用
• 契約終了事項

労働条件通知書も交付し、雇用条件を外国人労働者にわかりやすく伝えることが大切です。母国語での説明資料を用意するなど、コミュニケーションの工夫も求められます。

トラブル防止のため、行政書士のアドバイスを受けながら、丁寧に手続きを進めてください。

知っておくべきこと③ 法令遵守と社内体制整備

外国人を雇用する際は、関連法令の順守が何よりも重要です。併せて、言葉や文化の違いを踏まえた社内体制の整備も欠かせません。

ここでは、遵守すべき主な労働関連法令と、社内の受け入れ態勢について説明します。

遵守すべき主な労働関連法令

外国人労働者の雇用に際しては、以下の法令を確実に順守する必要があります。

• 労働基準法：労働条件の最低基準を定めた法律
• 最低賃金法：最低賃金の保障を定めた法律
• 労働安全衛生法：労働者の安全と健康の確保を目的とした法律
• 労働者災害補償保険法：業務上の事由による労働者の負傷等に対する補償を定めた法律
• 雇用保険法：失業等に対する保険制度を定めた法律

これらの法令は、国籍を問わず全ての労働者に適用されます。違反があった場合、企業は罰則の対象となる可能性があるため、十分な注意が必要です。

行政書士に相談し、適切な労務管理体制を整えておくことが賢明でしょう。

社内コミュニケーションと教育体制の整備

外国人材を受け入れる際は、社内のコミュニケーションと教育体制の整備も重要なポイントです。言葉や文化の壁を乗り越え、外国人社員が能力を発揮できる職場環境を作ることが求められます。

具体的な取り組みは以下にて解説しておりますので、ぜひご覧ください。

社内環境の整備に関する詳細はこちら

外国人材の採用と定着を成功させる社内環境整備のポイント

円滑な受け入れ体制の整備については、行政書士からアドバイスを得ることをおすすめします。

知っておくべきこと④ 外国人採用成功のためのポイント

外国人材の活躍を引き出すには、採用から教育、定着までの一貫したサポートが欠かせません。ここでは、外国人採用を成功に導くポイントと、実際の企業事例を紹介します。

外国人材の活躍を支援する取り組み

外国人の採用では、日本の生活習慣や企業文化への適応をサポートする体制づくりが重要です。採用前から定着までの各フェーズで、以下のような取り組みが有効だと考えられます。

• 採用前
  • 外国人材向けの企業説明会や面接の実施
  • 入社前の日本語学習支援
  • 生活立ち上げ支援（住宅探し、行政手続き等）
    
• 入社後
  • OJTによる業務指導とフォロー
  • 日本語学習の継続支援
  • 社内コミュニケーションの活性化（イベント開催等）
  • キャリア面談の定期的な実施
    
• 定着後
  • スキルアップ研修の提供
  • 家族向けのサポート体制整備
  • 社内の多様性理解促進に向けた取り組み

外国人社員の個別ニーズに寄り添いながら、息の長い支援を行うことが定着率向上のカギを握ります。行政書士に相談し、効果的な支援プランを立てることをおすすめします。

外国人採用に成功している中小企業の事例紹介

実際に外国人採用を成功させている中小企業の事例を見てみましょう。

• 事例1：A社（製造業）
  • 外国人技能実習生の受け入れ開始後、社内の多言語化を推進
  • 日本人社員向けの語学研修を実施し、社内コミュニケーションを活性化
  • 外国人社員のキャリア育成にも注力し、定着率が向上

• 事例2：B社（IT企業）
  • 高度外国人材の採用を積極的に実施
  • 社内公用語を英語に指定し、言語面のハードルを解消
  • 外国人社員の日本での生活をサポートする専任スタッフを配置
  • 多様性を尊重する組織文化の醸成に取り組む

• 事例3：C社（サービス業）
  • 留学生のアルバイト採用から始め、優秀な人材を正社員化
  • 外国人従業員の能力を最大限に引き出すための教育体制を整備
  • 社員寮の完備など、生活面のサポートを手厚く実施

これらの企業に共通しているのは、外国人材の特性を理解し、能力発揮のための環境整備に注力している点です。

自社の状況に合わせて、行政書士のアドバイスも得ながら、外国人社員の活躍を後押しする体制を整えていくことが望まれます。

外国人採用エージェントについてはこちら

外国人才能を発掘する：あなたの企業に最適な採用エージェントの選び方

まとめ – 外国人採用を検討する中小企業への提言

外国人雇用にはさまざまな法的手続きや社内体制の整備が必要ですが、適切に進めることで、人材不足の解消とグローバル化への対応を両立できるでしょう。

外国人採用を検討する中小企業の経営者の皆さまには、外国人雇用に関する法令や制度の理解、自社のニーズに合った在留資格や人材像の明確化、採用計画の立案や必要書類の準備、社内の受け入れ体制整備と意識改革、外国人材の採用から定着までを見据えた息の長い支援が重要です。

とくに、入管法務や各種手続きに関するハードルを感じる経営者の方は、ぜひ行政書士に相談されることをおすすめします。Coco行政書士オフィスでも、各種書類作成やVISA申請などのトータルサポートを行っておりますので、お気軽にご相談ください。

外国人雇用はすでに日本の労働市場に不可欠の存在となりつつあります。行政書士による伴走支援を受けながら、外国人材の活躍を企業の成長エンジンに変えていただきたいと思います。

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